I. Základné informácie
Ochrana osobných údajov fyzických osôb je pre nás obzvlášť dôležitá. V týchto podmienkach ochrany osobných údajov Vám chceme poskytnúť podrobné a zrozumiteľné informácie o spracúvaní Vašich osobných údajov v podmienkach nášho združenia v zmysle článkov 13 a 14 Nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov (ďalej len „GDPR“) a § 19 a § 20 zákona č. 18/2018 Z.z. o ochrane osobných údajov (ďalej len „Zákon“).
Prevádzkovateľom osobných údajov je záujmové združenie GS1 SLOVAKIA so sídlom Nanterská 3721/23, 010 08 Žilina, IČO: 35654660, DIČ: 2020701375, IČ DPH: SK2020701375, zapísané v Registri záujmových združení právnických osôb, vedenom Okresným úradom v Žiline, registračné číslo: ZZ PO – 51/96.
Tieto podmienky ochrany osobných údajov sú venované všetkým dotknutým osobám, o ktorých spracúvame osobné údaje.
Tieto zásady sa vzťahujú na internetovú stránku www.synfony.sk (ďalej len „Internetové stránky“).
GS1 v rámci tejto internetovej stránky môže spracovávať osobné údaje získané od osoby, ktorá urobila ponuku, ktorá sa vzťahuje k e-katalógu SYNFONY a/alebo je užívateľom e-katalógu SYNFONY, a/alebo od osoby, ktorá GS1 zaslala dotaz prostredníctvom elektronického formulára alebo e-mailom a/alebo od ďalšej osoby, s ktorej osobnými údajmi môže v rámci internetových stránok GS1 prichádzať do styku.
II. Účely spracovania osobných údajov a ich právny základ
1. Dopyt a poskytovanie služieb (e-katalóg SYNFONY)
GS1 je sprostredkovateľom certifikovaného elektronického katalógu GDSN, ktorý slúži k zdieľaniu produktových dát medzi dodávateľom a odberateľom. Na získanie prístupu a využívanie služieb spojených s týmto e-katalógom je nevyhnutné mať platné GLN (Globálne lokalizačné číslo) a kontaktovať GS1 prostredníctvom formulára na internetových stránkach. Po podpise zmluvy získa užívateľ prihlasovacie údaje a ďalšie informácie.
Účelom spracovania osobných údajov je realizácia a plnenie zmluvného vzťahu, tzn. vyhodnotenie poslaného dopytu prostredníctvom elektronického formulára a poskytnutie možnosti používať e-katalóg SYNFONY, výkon práv a povinností vyplývajúcich z tohto vzťahu a ďalšie záväzky. Spracovanie je nevyhnutné pre naplnenie zmluvy a pre realizáciu opatrení prijatých pred uzatvorením zmluvy na žiadosť dopytujúceho sa. Právny základ pre spracovanie osobných údajov je čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR.
V elektronickom formulári sú vyžadované iba osobné údaje, ktoré sú nevyhnutné pre úspešné vybavenie dopytu a realizáciu služby. Poskytnutie týchto osobných údajov je nutnou požiadavkou pre uzatvorenie zmluvy a jej plnenia. Bez poskytnutia osobných údajov nie je možné zmluvu uzatvoriť, teda zo strany GS1 plniť.
Za vyššie uvedeným účelom GS1 zhromažďuje tieto údaje:
Údaje o spoločnosti, údaje o nastavení účtu v e-katalógu, fakturačné údaje
Údaje o zodpovednej kontaktnej osobe pre e-katalóg (meno a priezvisko, pozícia, telefónne číslo, email)
Údaje o osobe, ktorá podpisuje zmluvu (meno a priezvisko, pozícia, telefónne číslo , email, názov spoločnosti)
Údaje na vytvorenie prístupu do e-katalógu (meno a priezvisko, titul, pozícia, oddelenie, telefónne číslo, email)
Prihlasovacie údaje do e-katalógu na Internetových stránkach (email, heslo)
Nevyhnutnú komunikáciu medzi dopytujúcim/užívateľom a GS1
2. Plnenie zákonných povinností (daňové, účtovné a evidenčné účely)
Účtovné doklady, údaje o platbách a ďalšie informácie vyžadované zákonom, spracovávame pre splnenie našich zákonných povinností, tj. článok 6 ods. 1 písm. C) GDPR.
3. Komunikácia s dopytujúcim
V prípade, že kontaktujete GS1 prostredníctvom kontaktného formuláru alebo e-mailu, budú informácie o Vašom kontakte spracované za účelom následnej komunikácie s Vami a odpovedanie na Vašu otázku. Právnym základom pre spracovanie osobných údajov je v tomto prípade oprávnený záujem prevádzkovateľa, t. j. čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR. Medzi oprávnené záujmy, ktoré prevádzkovateľ sleduje patrí nadviazanie komunikácie a ponuka produktového portfólia prevádzkovateľa s cieľom poskytnutia produktov alebo služieb.
Za vyššie uvedeným účelom zhromažďuje GS1 tieto údaje:
Identifikačné údaje (meno a priezvisko)
Kontaktné údaje (e-mailová adresa, telefónne číslo)
Nevyhnutnú komunikáciu medzi dopytujúcim sa a GS1
4. Zasielanie newslettrov (obchodné oznámenia)
Prostredníctvom elektronického formulára v rámci dopytu na Internetových stránkach, máte možnosť poskytnúť GS1 súhlas na spracovanie svojich osobných údajov za účelom zasielania informácií o službách GS1 na Vašu elektronickú adresu. Právnym základom pre spracovanie osobných údajov je Váš súhlas podľa čl. 6, ods. 1, písm. a) GDPR.
Za vyššie uvedeným účelom zhromažďuje GS1 tieto údaje:
Identifikačné údaje (meno a priezvisko)
Kontaktné údaje (e-mailová adresa)
Existujúcim zákazníkom/užívateľom môže GS1 v primeranej periodicite zasielať ponuky na produkty a služby, informovať o prebiehajúcich akciách, prípadne ich inak osloviť prostredníctvom emailu uvedeného v elektronickom formulári, či inom dokumente a to na základe oprávneného záujmu v rozvoji podnikania v súlade s ustanovením čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR . Oprávneným záujmom prevádzkovateľa je v tomto prípade práca s existujúcimi zákazníkmi a propagácia produktov alebo služieb existujúcim zákazníkom. Pokiaľ si neprajete tieto maily dostávať, máte možnosť sa z odberu odhlásiť v každom obchodnom oznámení, ktorý dostanete z GS1, prípadne GS1 kontaktovať s Vašou požiadavkou iným spôsobom.
III. Doba uchovania osobných údajov
Osobné údaje spracovávame a uchovávame po dobu nevyhnutne potrebnú k zabezpečeniu účelu, na ktorý sa osobné údaje spracúvajú.
GS1 uchováva osobné údaje:
- po dobu nevyhnutnú k výkonu práv a povinností vyplývajúcich zo zmluvného vzťahu medzi vami a GS1 a uplatňovaniu nárokov z týchto zmluvných vzťahov (počas zmluvného vzťahu a po dobu 5 rokov od ukončenia zmluvného vzťahu);
- po dobu 1 roka od ukončenia vzájomnej interakcie pri osobných údajoch spracovávaných za účelom odpovedania Vášho dotazu a vybavenie požiadavky v prípade, že zmluvný vzťah nebol zrealizovaný;
- po dobu stanovenú príslušnou legislatívou v prípade, keď plníme naše zákonné povinnosti, v prípade vedenia účtovníctva môže byť táto doba až 10 rokov;
- po dobu 5 rokov pri osobných údajoch spracovávaných za účelom zasielania obchodných oznámení;
Po uplynutí doby uchovania, správca osobné údaje zlikviduje.
IV. Poskytovanie osobných údajov
GS1 je oprávnená poskytovať Vaše osobné údaje v rozsahu, ktorý je nevyhnutný pre plnenie zmluvných podmienok alebo plnenie ďalších povinností (prevádzkovateľa aplikácie, sprostredkovateľom platby, alebo ďalším osobám, ktoré sa podieľajú na plnení zmluvy či povinností GS1). Osobné údaje GS1 tiež poskytuje osobám, ktoré zaisťujú prevádzkovanie webu a ďalších služieb v súvislosti s webom (najmä hosting), prípadne iným dodávateľom technológií. Osobné údaje sprístupňujeme našim partnerom iba v nevyhnutnom rozsahu a ich ochrana je zaistená zmluvným vzťahom medzi partnermi a GS1. Kompletný zoznam týchto partnerov je možné získať na vyžiadanie.
Za určitých podmienok je GS1 oprávnená niektoré Vaše osobné údaje poskytnúť na základe platných právnych predpisov, napríklad orgánom činným v trestnom konaní, alebo ďalším orgánom verejnej moci.
GS1 neposkytuje osobné údaje mimo územia EU, EHP alebo medzinárodným organizáciám.
V. Vaše práva
V súvislosti so spracovaním osobných údajov máte nasledujúce práva:
1. Právo na prístup k osobným údajom
V súvislosti so spracovaním osobných údajov máte na základe Vašej žiadosti právo získať od GS1 potvrdenie o tom, či sa spracúvajú osobné údaje, ktoré sa Vás týkajú a tiež máte právo na poskytnutie informácii a na poskytnutie kópie Vašich spracovávaných osobných údajov. V prípade opakovanej žiadosti Vám môže GS1 za kópiu Vašich spracovávaných osobných údajov účtovať primeraný poplatok. O takomto postupe Vás budeme vopred informovať.
2. Právo na opravu
V súvislosti so spracovaním osobných údajov máte právo na to, aby sme bez zbytočného odkladu opravili nesprávne osobné údaje, ktoré sa Vás týkajú. So zreteľom na účel spracovania osobných údajov máte právo na doplnenie neúplných osobných údajov. Opravu vykonáme okamžite, vždy však s ohľadom na technické možnosti.
3. Právo na výmaz
V súvislosti so spracovaním osobných údajov máte právo na to, aby sme bez zbytočného odkladu vymazali osobné údaje, ktoré sa Vás týkajú. V prípade, že požiadate o výmaz osobných údajov, ktoré sa Vás týkajú, sme povinní bez zbytočného odkladu vymazať Vaše osobné údaje, ak:
- osobné údaje už nie sú potrebné na účel, na ktorý sa získali alebo inak spracúvali;
- odvoláte súhlas, na základe ktorého sa spracúvanie osobných údajov vykonáva, a neexistuje iný právny základ pre spracúvanie osobných údajov;
- ak namietate spracúvanie osobných údajov, ktoré je nevyhnutné na splnenie úlohy realizovanej vo verejnom záujme alebo pri výkone verejnej moci, ktorá je nám zverená, alebo ktoré je nevyhnutné na účel nášho oprávneného záujmu alebo tretích osôb vrátane profilovania na tom založeného a neprevažujú žiadne oprávnené dôvody na spracúvanie osobných údajov, a tiež ak namietate spracúvanie osobných údajov, ktoré sa Vás týkajú, na účel priameho marketingu vrátane profilovania v rozsahu, v akom súvisí s priamym marketingom;
- ak sa osobné údaje spracúvajú nezákonne;
- ak je dôvodom pre výmaz splnenie povinnosti podľa Zákona, GDPR, osobitného predpisu alebo medzinárodnej zmluvy, ktorou je Slovenská republika viazaná;
- ak sa osobné údaje získali v súvislosti s ponukou služieb informačnej spoločnosti.
V niektorých prípadoch je však Vaše právo obmedzené, a to najmä v prípadoch, ak je spracúvanie osobných údajov potrebné:
- na uplatnenie práva na slobodu prejavu alebo práva na informácie;
- na splnenie povinnosti podľa Zákona, GDPR, osobitného predpisu alebo medzinárodnej zmluvy, ktorou je Slovenská republika viazaná, alebo na splnenie úlohy realizovanej vo verejnom záujme alebo pri výkone verejnej moci, ktorá je nám zverená;
- z dôvodov verejného záujmu v oblasti verejného zdravia;
- na účel archivácie, na vedecký účel, na účel historického výskumu alebo na štatistický účel, ak je pravdepodobné, že uplatnenie práva na výmaz znemožní alebo závažným spôsobom sťaží dosiahnutie cieľov takého spracúvania;
- na uplatnenie právneho nároku.
4. Právo na obmedzenie spracovania
Máte právo na obmedzenie spracovania pokiaľ:
- namietate správnosť osobných údajov, ktoré spracovávame, ,a to počas obdobia umožňujúceho nám overiť správnosť osobných údajov;
- spracovanie je nezákonné a namietate vymazanie osobných údajov a žiadate namiesto toho obmedzenie ich použitia;
- osobné údaje už nie sú potrebné, ale Vy ich potrebujete pre uplatnenie právneho nároku;
- podal/a ste námietku proti spracovaniu osobných údajov, a to až do overenia, či oprávnené dôvody na našej strane prevažujú nad Vašimi oprávnenými dôvodmi.
Po dobu obmedzenia budú Vaše osobné údaje iba uložené a nebudeme ich spracovávať bez Vášho súhlasu. Obmedzenie spracovania trvá po dobu, po ktorú trvá nejaká z vyššie uvedených situácií. O prípadnom ukončení obmedzenia Vás budeme informovať.
5. Právo podať námietku
V súvislosti so spracovaním osobných údajov máte právo namietať spracúvanie osobných údajov, ktoré je nevyhnutné na splnenie úlohy realizovanej vo verejnom záujme alebo pri výkone verejnej moci, ktorá je nám zverená, alebo ktoré je nevyhnutné na účel nášho oprávneného záujmu alebo tretích osôb. GS1 nesmie ďalej spracúvať osobné údaje, ak nepreukáže nevyhnutné oprávnené záujmy na spracúvanie osobných údajov, ktoré prevažujú nad právami alebo Vašimi záujmami, alebo dôvody na uplatnenie právneho nároku.
Tiež máte právo namietať spracúvanie osobných údajov, ktoré sa Vás týkajú, na účel priameho marketingu vrátane profilovania v rozsahu, v akom súvisí s priamym marketingom. Ak namietate spracúvanie osobných údajov na účel priameho marketingu, GS1 ďalej osobné údaje na účel priameho marketingu nesmie spracúvať.
Svoje právo namietať môžete uplatňovať automatizovanými prostriedkami s použitím technických špecifikácií.
Právo namietať spracúvanie osobných údajov máte z dôvodov týkajúcich sa Vašej konkrétnej situácie, okrem prípadov, keď je spracúvanie osobných údajov nevyhnutné na plnenie úlohy z dôvodov verejného záujmu, ak sa osobné údaje spracúvajú na vedecký účel, na účel historického výskumu alebo na štatistický účel.
6. Právo na prenosnosť údajov
V súvislosti so spracovaním osobných údajov máte právo získať osobné údaje, ktoré sa Vás týkajú a ktoré ste nám poskytli, v štruktúrovanom, bežne používanom a strojovo čitateľnom formáte a máte právo preniesť tieto osobné údaje ďalšiemu prevádzkovateľovi, ak je to technicky možné a ak sa Vaše osobné údaje spracúvajú na základe Vášho súhlasu alebo spracúvanie osobných údajov je nevyhnutné na plnenie zmluvy alebo na vykonanie opatrenia pre uzatvorením zmluvy a spracúvanie sa vykonáva automatizovanými prostriedkami. V prípade, že by výkonom tohoto práva boli dotknuté práva a sloboda tretích osôb, GS1 nebude môcť Vašej žiadosti vyhovieť.
7. Právo nebyť predmetom automatizovaného rozhodovania vrátane profilovania.
Automatizované rozhodovanie vrátane profilovania v rámci našej činnosti nevyužívame.
8. Právo odvolať súhlas na spracovanie osobných údajov
V prípade, že ste poskytli GS1 súhlas so spracovaním osobných údajov, máte právo kedykoľvek tento súhlas odvolať rovnakým spôsobom, akým ste súhlas udelili. Pri odvolaní súhlasu so spracovaním osobných údajov, je GS1 oprávnená na základe dôvodných pochybností najskôr overiť Vašu totožnosť prostredníctvom žiadosti o poskytnutie dodatočných informácií nevyhnutných pre potvrdenie totožnosti.
V prípade newslettrov (obchodných oznámení) je možné sa odhlásiť kliknutím na odkaz pre odhlásenie, ktorý je v každom maile.
Odvolanie súhlasu nemá vplyv na zákonnosť spracúvania osobných údajov založeného na súhlase pred jeho odvolaním.
9. Právo podať návrh na začatie konania o ochrane osobných údajov
Pokiaľ máte pocit, že sa s Vašimi osobnými údajmi nenakladá podľa zákona, máte právo podať návrh na začatie konania na Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky, Hraničná 12, 820 07 Bratislava 27, Slovenská republika, tel. číslo: +421 /2/ 3231 3214; mail: statny.dozor@pdp.gov.sk, https://dataprotection.gov.sk. V prípade podania návrhu elektronickou formou je potrebné, aby spĺňal náležitosti podľa § 19 ods. 1 zákona č. 71/1967 Zb. o správnom konaní (správny poriadok).
Pri realizácii Vašich práv sa na GS1 obracajte prostredníctvom kontaktných údajov mailom: gdsn@gs1sk.org, alebo na doručovacej adrese GS1 Slovakia, Nanterská 23, 010 08 Žilina.
VI. Záverečné ustanovenia
Subjekt údajov (dopytujúci/ užívateľ ) berie na vedomie, že je povinný svoje osobné údaje uvádzať presne, pravdivo a že je povinný bez zbytočného odkladu informovať GS1 o zmene svojich osobných údajov.
Odosielaním elektronického formulára na Internetových stránkach potvrdzujete, že ste oznámený/á s podmienkami a že ich v celom rozsahu prijímate a súhlasíte s nimi.
Tieto podmienky nadobúdajú účinnosť dňom 1. 12. 2020.